ORDER AND COMPLAINT LETTER

Order Letter (surat permintaan)

     Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual. 

     Surat permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagai penjual, misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui telepon. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli. 

     Ingatlah bahwa semua informasi yang relevan harus diberikan dalam order letter. Ini adalah seperti bisnis yang lebih dan tentu saja membantu untuk mencegah kesalahan membaca untuk menyusun table barang yang dibutuhkan. Sebagai panduan untuk menyusun sebuah order letter anda harus memenuhi: 

• Reference to a source of information (referensi untuk sumber informasi) 
• List of produk to be ordered (daftar produk untuk di pesan)
• Quantity, quality, price, catalogue number (if any) (kuantitas, kualitas, harga, nomor catalog (jika ada))
•  Details of delivery and payment (detail pengantaran dan pembayaran) 
• An order number (nomor pesanan) 

     Order letter digunakan untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan baik dengan menggunakan formulir perintah resmi atau tidak. Ada dua cara dalam membuat order letter, yaitu: 

a. Order without using official order form (pemesanan tanpa formulir pemesanan resmi)  

b. Order by using official order form (pemesanan dengan formulir pemesanan resmi) 

     Pemesanan tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi dapat dilakukan dengan hanya menulis surat dengan semua rincian pesanan dengan langsung memasukkan ke dalam surat itu. Dengan demikian, surat ini berfungsi sebagai surat pemesanan, sehingga konten harus jelas, singkat dan langsung ke tujuan. 

     Sementara di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO) biasanya terdiri dari: 

1. No. (number) (nomor) 
2. Unit price (harga peruntit) 
3. Description/ items (barang) 
4. Amount (Jumlah)
5. Quantity (jumlah banyak 
6. Delivery date (tanggal pengiriman) 
7. Type (jenis)
8. Terms of payment (cara pembayaran

contoh order letter

compalint letter

     Fungsi dari surat keluhan (Complaint Letter) adalah untuk mengubah situasi yang tidak dapat diterima. Menulis surat membutuhkan lebih banyak waktu daripada membuat panggilan telepon. Orang yang mendapatkan surat keluhan tahu ini. Mereka benar-benar membaca surat-surat keluhan, tidak seperti voice mail yang sering diabaikan. Surat keluhan sering ditulis untuk bisnis, organisasi, instansi pemerintah, sekolah dan departemen berita.
Surat keluhan (Complain Letter) yang efektif harus :
o singkat
o authoritatif
o faktual
o konstruktif
o ramah

     Manfaat utama dari surat keluhan adalah menerangkan masalah anda. Sangat penting bahwa surat pengaduan secara jelas menggambarkan masalah dan memberitahu pihak penerima untuk bertanggung jawab. Tulislah tanpa bertele-tele. Deskripsikan fakta tanpa amarah. Selanjutnya, memberikan jalan keluar kepada pihak penerima. Menawarkan solusi yang mungkin untuk masalah ini. Membuat yang masuk akal, seperti meminta untuk pengembalian dana atau kredit.

     Sedangkan pihak yang dikomplain harus menjawab surat keluhan dengan surat jawaban keluhan/surat respon (Response Letter). Beberapa surat keluhan dari pelanggan dibenarkan, dan beberapa bisa saja keterlaluan. Tanpa melakukan penyelidikan penuh, perusahaan yang dikomplain tidak dapat mengetahui apakah keluhan sah atau tidak. Oleh karena itu, setiap keluhan harus diteliti dengan seksama sebelum mencapai suatu kesimpulan tentang situasi. Proses ini mungkin memakan waktu, maka mengirimkan surat kepada pelanggan yang marah adalah cara yang ideal untuk menginformasikan kepadanya bahwa pihak perusahaan telah menerima keluhan dan sedang menyelidiki situasi.

contoh complaint letter

surat permohonan maaf atas kerusakan barang

PT.HENDI

Pondok Terong Street

Depok

Desember 20,2016

MR.Rakhmat Sudrajat

Adidas Shoes Shop

Dear, Mr.rakhmat Sudrajat

     we apologize for any damage to your order with the order number 34P with the ordered items:
1. 5 damage adidas adizero shoes
2. 3 adidas shoes ax2 damage Goretex

     For it with a letter of apology as us, we promise to replace damage to goods that have your order within 14 days.

Best regrads

PT.Hendi